PLANNER

 ADMINISTRADOR DE PROYECTOS PLANNER 

La planificación de proyectos forma parte de la gestión de proyectos, la cual se vale de cronogramas tales como diagramas de Gantt para planear y subsecuentemente informar del progreso dentro del entorno del proyecto.1 Es el proceso para cuantificar el tiempo y recursos que un proyecto costará. La finalidad del planeamiento de proyecto es crear un plan de proyecto que un gestor de proyectos (gestor de proyecto) pueda usar para acompañar el progreso de su equipo.

Bases de la planificación de un proyecto

Inicialmente, el espectro del proyecto es definido y los métodos apropiados (todas las tareas necesarias) para completar el proyecto son determinados. Siguiendo a este paso, la duración para las distintas tareas necesarias para completar el trabajo son listadas y agrupadas en una estructura de descomposición del trabajo (work breakdown structure). Las dependencias lógicas entre tareas son definidas usando un diagrama de actividad en red (activity network diagram) que permite la identificación del camino crítico. Cálculos elaborados sobre los tiempos pueden ser hechos usando software de gestión de proyectos.2 Entonces los recursos pueden ser estimados y los costos para cada actividad pueden ser optimizados a fin de alcanzar un balance entre uso de recursos y duración total para cumplir con los objetivos del proyecto.

Una vez establecido y aceptado, el plan se convierte en lo que es conocido en lugares de habla inglesa como “baseline” (lineamiento base). El progreso será medido contra este lineamiento durante toda la vida del proyecto. El análisis del progreso comparado con el lineamiento base es conocido, en inglés, como earned value management3 (manejo del valor ganado).

El planeamiento del proyecto no es algo para hacerse solamente una vez al comienzo del proyecto. Observar el progreso de su equipo y actualizar adecuadamente el plan de proyecto debe ser una tarea constante del gerente del proyecto. Un programa computacional de gestión de proyectos puede ser útil si es usado correctamente. Hay diversos patrones de gestión de proyectos que describen en detalle como planear y controlar un proyecto.

Ejemplo de planificación de un proyecto

1. Determine las condiciones exactas para que el proyecto sea finalizado o completado. Antes de que estén absolutamente claros cuales son los objetivos del proyecto, no tiene sentido comenzar a estimar cuanto tiempo llevará y/o cuanto costará. Desgraciadamente, muchos gerentes de proyecto fallan al no examinar esta primera etapa crucial.

2.- Haga un inventario de todo el trabajo que se requiere sea hecho con una estimativa del tiempo necesario para un único miembro del equipo. Esto puede ser hecho en una sesión de planeamiento con todos los miembros del equipo. Tareas que lleven mucho tiempo para terminar necesitan ser partidas en tareas menores. El resultado es work breakdown structure (WBS).

3.- Identifíquese todos los recursos necesarios para ejecutar cada elemento terminal del WBS (cada tarea). En este momento usted puede estimar el costo para entregar cada elemento terminal y, consecuentemente, todo el proyecto (aproximación bottom-up).

4.- Decida si este plan tiene sentido, es decir, si los costos justifican los beneficios. Modifique los objetivos y el trabajo como sea necesario.

5.- Defina dependencias entre tareas. Algunas tareas necesitan ser terminadas antes que otras tareas puedan comenzar. Poniendo las tareas en orden de conclusión, un gerente de proyectos construye una red de proyecto (diagrama PERT).

6.- Calcule el tiempo mínimo para ejecutar el proyecto: es el trayecto más largo a través de la red del proyecto (PERT), desde el comienzo del proyecto hasta su extremo final. Este trayecto se llama camino crítico. Las otras tareas pueden ser hechas en paralelo al camino crítico, pero cualquier atraso en las tareas del camino crítico resultará automáticamente en el atraso del proyecto completo.

7.- Cree un cronograma de proyecto, por ejemplo, usando un diagrama de Gantt.

8.- Haga un plan de gestión de riesgos y modifique el proyecto de acuerdo con este plan.

9.- Obtenga el comportamiento de la organización al iniciar la ejecución del proyecto.

PLANER

Planner es una herramienta de administración de proyectos de propósito general que proporciona una gran variedad de funcionalidades, que están disponibles a través de cuatro pantallas distintas, llamadas vistas. Como se verá, se accede a las vistas haciendo clic en los iconos de la barra de herramientas de la izquierda de la venta


Esta vista se utiliza para lo siguiente:

•    Definición de tareas.

•    Secuencia de tareas.

•    Estimación de la duración de las tareas.

•    Cálculo de costes de las tareas.

Vista Gantt
La vista de Gantt combina el diagrama de Gantt con una versión abreviada de la vista de tareas.
Un diagrama de Gantt es una representación gráfica de todas las tareas de las que se compone un proyecto. Cada barra es una representación gráfica del tiempo que se planea tomar para una tarea. Es una valiosa herramienta de gestión de proyectos.
vista Gantt le permite:
•    Ver una representación gráfica de la programación del proyecto.
•    Gestionar las relaciones entre las tareas mediante arrastrar y soltar.

•    Hacer zoom in y zoom out para ver los distintos niveles de detalle.

•    Ver los recursos asignados a cada tarea.
Puede cambiar las columnas que son visibles seleccionando View -> Edit Visible Columns. Este cuadro de diálogo permite agregar, eliminar y cambiar el orden de las columnas de la vista. La misma característica está disponible en las demás vistas.Vista Resource
La vista resource le da acceso a las siguientes características:
•    Gestión de la lista de recursos, incluidos los recursos humanos y materiales.
•    Gestión de los grupos de recursos.
•    Gestión del coste de recursos.
Vista Resource Usage
 La vista Resource Usage muestra la disponibilidad de recursos basado en las tareas a las que han sido asignados. Su diseño es similar del diagrama de Gantt, pero organizado por el recurso.
La línea de resumen muestra la disponibilidad del recurso. El detalle muestra cada tarea a la que el recurso está asignado. Las sobre asignaciones aparecen en rojo en la barra de resumen.
La codificación de color es:
•    Verde muestra que el recurso no está asignado a ninguna tarea en ese momento.
•    Azul tiene un significado ligeramente diferente dependiendo de su contexto. En la línea de la tarea, muestra que el recurso está parcial o totalmente asignado a la tarea (con el porcentaje de asignación que se muestra junto a él), pero en la línea de resumen de recursos, muestra que el recurso está asignado plenamente en ese momento.
•    Gris muestra que el recurso está asignado parcialmente en ese momento
•    Rojo muestra que el recurso está sobre asignado.

Iniciar Planner

Hay varias formas para iniciar planner
•    Desde el menu de aplicaciones
 Elija Oficina -> Project Management.
•    Desde línea de comandos La ventana de Planner contiene los siguientes elementos:
•    Barra de menús: Los menús de la barra de menús que contienen todos los comandos que necesita para trabajar con archivos en Planner.
•    Barra de herramientas: La barra de herramientas contiene un subconjunto de los comandos que se pueden acceder desde la barra de menús.
•    Barra de Estado: La barra de estado muestra información acerca de la actividad actual de Planner y la información contextual acerca de los elementos de menú.

Usando planner  
Abrir y guardar proyectos  
Para abrir un proyecto, File -> Open, o en el botón Abrir de la barra de herramientas. Seleccione el archivo que desea abrir y, a continuación, haga clic en OK. Los archivos se almacenan con la extensión .planner.  
También puede abrir un archivo seleccionándolo desde el explorador de archivos o el escritorio y arrastrándolo en una ventana abierta de Planner.

Para guardar un proyecto, elija File -> Save As para guardar un proyecto nuevo, o un proyecto existente con un nuevo nombre de archivo. Elija File -> Save para guardar un archivo ya existente.
Si intenta abrir un archivo en un formato que no reconoce Planner, la aplicación muestra un mensaje de error.
Es recomendable guardar su trabajo periódicamente ya que Planner no tiene una función de recuperación.
Abrir y guardar un proyecto en una base de datos
Para abrir un proyecto desde una base de datos, elija File -> Import -> Open From Database… Introduzca el servidor, el nombre de la base de datos, el usuario y la contraseña y, a continuación, haga clic en OK. Si la base de datos se encuentra en la misma máquina que está ejecutando Planner puede dejarlo vacío. También puede dejar el campo de contraseña en blanco si no es necesaria ninguna contraseña para el usuario de base de datos.
Después de que Planner se conecte a la base de datos, se mostrará una lista de proyectos que están almacenados en la base de datos. Seleccione el plan de proyecto que desee abrir y, a continuación, haga clic en OK.
Para guardar un proyecto en una base de datos, elija File -> Export -> Save to Database... Introduzca el servidor, el nombre de la base de datos, el usuario y la contraseña y, a continuación, haga clic en OK. Si la base de datos se encuentra en la misma máquina que está ejecutando Planner puede dejarlo vacío. También puede dejar el campo de contraseña en blanco si no es necesaria ninguna contraseña para el usuario de base de datos.
Si la base de datos en la que va a guardar el archivo que no existe, Planner le ofrecerá la opción para crearla de forma automática.
Importar y Exportar
Planner soporta importar y exportar archivos en varios formatos.
Importar desde Microsoft Project XML
La importación desde MS Project XML es nueva y considerada experimental. MS Project versión 2002 y posteriores permiten guardar archivos de proyecto en formato XML. Para utilizar esta función de importación primero debe guardar el archivo de MS Project en formato xml.
Para importar el archivo, elija File -> Import -> MS Project XML. Simplemente elija el archivo que desea importar en el cuadro de diálogo.
Por favor, tenga en cuenta las siguientes limitaciones al importar:
•    Las propiedades no se guardan en el archivo xml.
•    Los Calendarios no se importan debido a las diferencias en el formato en el que se almacenan los datos.
Los grupos de recursos no se importan debido a las diferencias en el formato en el que se almacenan los datos.
Exportar a HTML
La exportación a HTML crea una vista de su proyecto en formato HTML que puede publicar en un sitio web, o enviar por correo electrónico a los stakeholders que no tienen acceso a Planner. Puede crear la página HTML seleccionando File -> Export -> HTML.
Exportar al formato anterior de Planner
Para compatibilidad con versiones anteriores, Planner admite la exportación a un formato anterior. Para utilizar esta función, elija File -> Export -> Planner 0.11 format.
Undo/Redo
Para deshacer un error, puede hacer clic en el botón deshacer de la barra de herramientas o ir a Edit -> Undo.
Para rehacer una acción, puede hacer clic en el botón rehacer la barra de herramientas o ir a Edit -> Redo.
Editar propiedades de proyecto
Para editar las propiedades del proyecto, haga clic en Project -> Edit Project Properties. Aquí puede editar el nombre del proyecto, su fecha de inicio, la fase de proyecto, el calendario predeterminado…
Editar calendarios de proyecto
Para editar los calendarios de proyecto, seleccione Project -> Manage Calendars. Esto nos permite definir los días laborables y las horas de trabajo de esos días laborables. El calendario predeterminado representa un mes de trabajo típico, con los fines de semana atenuados, puesto que no son laborables.
Añadir tareas
Para agregar una tarea, puede hacer clic en el botón de inserción en la barra de herramientas o puede hacer clic derecho en el área de tareas y elegir Insert Task. Estas opciones funcionan de la misma forma en la vista Gantt.
Para agregar varias tareas rápidamente, haga clic en Actions -> Insert Tasks, se abrirá el cuadro de diálogo de tareas de inserción. Este cuadro de diálogo permite la inserción rápida de varias tareas.
Propiedades de tarea
Algunas propiedades de la tarea pueden editarse directamente desde la vista de tareas: el nombre de la tarea y el esfuerzo de trabajo. También puede iniciar el cuadro de diálogo de propiedades de tarea desde aquí haciendo clic derecho en una tarea y eligiendo Edit task.
Para editar todas las propiedades de la tarea, haga clic derecho sobre una tarea y seleccione Edit Task. Como alternativa, puede seleccionar la tarea y utilizar el menú principal: Actions -> Edit Task.
La ficha Resources permite asignar recursos a una tarea. Recuerde que los recursos pueden incluir materiales y personas. Haga clic en la casilla Assigned para asignar el recurso a la tarea actual. Utilice el campo Units para especificar el porcentaje de los recursos que se asignan a la tarea.
Puede ver en la ficha Predecessors las tareas que necesitan ser terminadas antes de que pueda comenzar la tarea que se está editando.
 Desde este cuadro de diálogo, puede cambiar el predecesor de la tarea, el tipo de predecesor y el tiempo que transcurre entre la tarea y el predecesor.
Puede añadir notas a la tarea mediante el editor en la ficha Notes. También puede insertar la hora actual a la nota mediante el botón que aparece en el cuadro de diálogo.
Creando subtareas
Las tareas complejas pueden desglosarse en subtareas para administrarlas de una forma más sencilla. Una tarea que se divide en las subtareas se llama una tarea resumen. La fecha de inicio de la tarea de resumen y la duración no pueden modificarse debido a que se calcula a partir de las subtareas.

Restricciones de tarea  
Normalmente todas las tareas comienzan en la fecha de inicio de proyecto de forma predeterminada. Hay veces que la tarea debe iniciar en una determinada fecha. Puede especificar estas restricciones en el cuadro de diálogo de la fecha de inicio.

Propiedades personalizadas de tareas
Las propiedades personalizadas pueden agregarse en la vista Task seleccionando Actions -> Edit Custom Properties. Los recursos pueden agregarse haciendo clic el botón de inserción, o bien en Actions -> Insert Resource. Para agregar varios recursos rápidamente, haga clic en Actions -> Insert Resources.
Propiedades de recursos
Para editar las propiedades de los recursos que no se muestran en la vista Resource, haga clic derecho sobre el recurso y elija Editar resource. La ficha General muestra los mismos elementos que se encuentran en la vista de recursos.
La ficha Calendar permite asignar un calendario a un recurso específico, si el calendario predeterminado del proyecto no es adecuado. Para cambiar el calendario asignado a un recurso, simplemente selecciónelo la lista.
Propiedades personalizadas de recursos
Para agregar propiedades personalizadas a los recursos, elija Actions -> Edit Custom Properties.
 Editor de grupos
Con el editor de grupo puede definir los grupos que se utiliza para clasificar sus recursos. Un grupo tiene un nombre, un gerente, teléfono, correo electrónico y una opción para especificar el grupo predeterminado. Si especifica un grupo de forma predeterminada, cada nuevo recurso que agregue se colocará en este grupo.
Prioridades
Planner incluye una función de programación de prioridad experimental. Esta funcionalidad permite desviar recursos de una o más tareas a una tarea de alta prioridad y reprogramar las tareas en consecuencia.
Asumiendo que tiene un proyecto existente, planner puede desviar los recursos a la tarea que tiene una prioridad superior. Para ello, haga lo siguiente a la tarea de prioridad más alta:

•    Ponga la prioridad de la tarea a 9999.

•    Defina la tarea para iniciar en una fecha fija.
•    Asigne un recurso a la tarea.
Usando la vista Gantt
La vista Gantt posee un número de características que merecen ser estudiadas con mayor detalle.
 Creando dependencias con el diagrama de Gantt

Para iniciar una tarea, a menudo deben terminar primero otras tareas. Las dependencias pueden configurarse utilizando la ficha Predecessors en el cuadro de diálogo de edición de tarea, como se muestra arriba, o puede hacerse gráficamente en el diagrama de Gantt. Si hace clic en la barra que representa al predecesor, aparecerá una flecha. Arrastre la flecha hasta la barra de la tarea dependiente. El diagrama de Gantt reflejará inmediatamente la nueva relación. Puede modificar esta relación, abriendo el cuadro de diálogo de edición de tarea de la tarea dependiente y seleccionar la ficha Predecessors.

Si desea eliminar la dependencia, puede seleccionar cualquiera de las dos tareas y eliminar el enlace haciendo clic en el icono de desvincular de la barra de herramientas.
Resaltando la ruta crítica
Para mostrar las tareas a lo largo de la ruta crítica del proyecto, elija View -> Highlight Critical Tasks. Los nombres de las tareas a lo largo de la ruta crítica se mostrarán en rojo, al igual que la barra de tareas.

Mostrando días “no estándar”  
En la vista Gantt, existe una manera fácil de mostrar donde un recurso tiene un periodo de tiempo laborable o no laborable que difiere el calendario predeterminado. Puede verlo haciendo clic en View -> Nonstandard Days.

Moviendo tareas
Si necesita cambiar el orden en el que las tareas se muestran en la vista de tareas, puede hacerlo seleccionando la tarea que desea mover, y utilizando los iconos de subir y bajar de la barra de herramientas.
Haciendo zoom en el diagrama de Gantt
Las tareas de un proyecto pueden tener duraciones muy diferentes y a veces es necesario tener una visión más cercana de la línea de tiempo para ver los detalles de algunas dependencias de la tarea, pero otras veces necesita una vista alejada para ver todo el proyecto. Planner tiene un sistema de zoom que permite acercar la vista o alejarla.